Risikobasierte interne Audits
Warum viele interne Audits ihren Zweck verfehlen
Interne Audits werden oft nur durchgeführt, weil IFS, FSSC oder die ISO-Normen sie fordern. Die Konformität mit den Standards soll sichergestellt werden. Diese internen Audits bestätigen in der Regel nur, was dem Unternehmen ohnehin schon bekannt ist. Die entscheidenden Risiken bleiben verborgen. Erst während des Zertifizierungsaudits werden die Schwachstellen sichtbar, die im internen Audit nicht erkannt wurden. Interne Audits verkommen zu einer lästigen Pflichtübung, die häufig ohne erkennbaren Nutzen abgearbeitet wird.
Der Grund dafür ist einfach: Die meisten internen Audits suchen nur nach Abweichungen von Anforderungen. Es wird geschaut, ob Verfahren dokumentiert sind, ob Formulare ausgefüllt werden und ob die Verfahren den Anforderungen entsprechen. Es gibt kein risikobasiertes Auditprogramm, keine Zielsetzung für das einzelne Audit und kein Interesse der Unternehmensleitung an den Auditresultaten. So kann kein Audit ein nützliches Ergebnis liefern. In internen Audits wird nicht nach den möglichen Ursachen der nächsten Reklamation oder Rücknahme gesucht. Es wird auch nicht geprüft, wie Chancen im Unternehmen genutzt werden könnten oder wie die Ziele des Unternehmens effektiver oder effizienter erreicht werden könnten.
Die größten Risiken haben ihren Ursprung selten dort, wo eine Verfahrensanweisung fehlt. Sie entstehen dort, wo Prozesse unter realen Bedingungen nicht zuverlässig funktionieren, Informationen verloren gehen oder Verantwortlichkeiten unklar bleiben.
Ein wirksames internes Audit betrachtet nicht nur die Konformität eines Systems. Es untersucht die Verwundbarkeit einer Organisation.
Was ein risikobasiertes internes Audit leisten kann
Ein risikobasiertes Audit schafft Transparenz über die tatsächliche Leistungsfähigkeit einer Organisation. Es zeigt auf, wo Prozesse unnötige Risiken erzeugen, Ressourcen verschwendet werden oder Verantwortlichkeiten nicht mit den notwendigen Kompetenzen übereinstimmen. Mitarbeitende können Verantwortung nur dann wirksam übernehmen, wenn sie über die erforderlichen Informationen, Ressourcen und Entscheidungskompetenzen verfügen. Fehlt eine dieser Voraussetzungen, entstehen Risiken, die lange unbemerkt bleiben können.
Ein gutes internes Audit macht Zusammenhänge sichtbar. Es liefert dem Management nicht nur eine Aussage über Konformität, sondern belastbare Informationen für Entscheidungen und Prioritäten.
Was Sie erwarten können
Sie profitieren von meiner Erfahrung aus mehr als 400 Audits als externer Auditor. Dabei habe ich immer wieder ein bemerkenswertes Muster festgestellt: Die Ursachen vieler Probleme unterscheiden sich weit weniger als ihre Symptome.
Die Größe, Struktur oder Kultur eines Unternehmens spielt dabei kaum eine Rolle.
Risiken früh erkennen
Bevor sie zu Reklamationen, Rückrufen oder Auditfeststellungen werden.
Schnittstellen sichtbar machen
Wo Informationen verloren gehen oder Prozesse abbrechen.
Führungs- und Kommunikationsprobleme erkennen
Wo Verantwortung, Information und Entscheidungen nicht zusammenpassen.
Bessere Entscheidungen ermöglichen
Durch belastbare Erkenntnisse für Prioritäten und Maßnahmen.
Zertifizierungsaudits besser vorbereiten
Schwachstellen beheben, bevor sie im externen Audit sichtbar werden.
Verborgene Kosten sichtbar machen
Wo Prozesse unnötige Risiken erzeugen oder Ressourcen verloren gehen.
Sie erhalten keinen Auditbericht für die Schublade. Sie erhalten Erkenntnisse, die Ihnen helfen, Risiken und Potenziale zu erkennen, fundierte Entscheidungen zu treffen sowie die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens gezielt zu verbessern.
Nicht jedes Unternehmen benötigt externe Unterstützung.
Wenn Sie auch den Eindruck haben, interne Audits könnten mehr leisten als nur die Erfüllung einer Normanforderung, sprechen wir darüber.
Oft genügt bereits ein gemeinsamer Blick auf Auditprogramm, Auditmethodik und Berichtswesen, um ungenutzte Potenziale sichtbar zu machen.
