IFS und FSSC praxisnah umsetzen

Managementsysteme müssen den Betrieb unterstützen. Nicht belasten.

Obwohl Unternehmen erhebliche Ressourcen in den Aufbau und die Pflege ihres Managementsystems investieren, bleiben deren eigentliche Vorteile oft ungenutzt. Enormer Aufwand wird in die Dokumentation der Verfahren gesteckt, Formulare werden ausgefüllt und Audits akribisch vorbereitet. Der Einsatz an Personal und Zeit ist groß. Entsprechend hoch sind die Kosten. Als einziger Nutzen bleibt am Ende des Tages das wie eine Trophäe gerahmte und im Foyer ausgestellte Zertifikat – die »Green Card« für Geschäftsbeziehungen mit dem Lebensmitteleinzelhandel.

Die Probleme im betrieblichen Alltag bleiben bestehen. Ein Grundrauschen aus Reklamationen, vermeidbaren Fehlern, unklaren Verantwortlichkeiten und Kommunikationsschwierigkeiten verschwindet nicht einfach mit dem kulissenhaften Umsetzen eines Standards.

Die Ursache dafür liegt meist nicht in den Anforderungen des Standards oder darin, dass diese Managementsysteme nutzlos wären. Sehr viel häufiger werden diese Systeme schlicht als unnötig bürokratisch empfunden und als sinnlos aufwändig. Tradierte Abläufe werden weiter gehegt. Viel Energie wird in die Aufrechterhaltung des Scheins versenkt und dabei werden enorme Mengen nutzlosen Papiers produziert. Managementsysteme entfalten ihren betriebswirtschaftlichen und sicherheitstechnischen Nutzen erst dann, wenn die Anforderungen verstanden und anhand der bestehenden Betriebsabläufe interpretiert wurden. Sie müssen von der Unternehmensleitung und allen Mitarbeitenden getragen und in die etablierten Abläufe integriert werden.

Ein Managementsystem ist kein Fertiggericht. Es ist ein Maßanzug, der an die Größe, Struktur, Kultur und die Risiken eines Unternehmens angepasst werden muss. Erst wenn er wirklich sitzt, entfaltet er seinen praktischen Nutzen. Ein wirksam umgesetztes Managementsystem reduziert Risiken, verbessert die Transparenz von Entscheidungen und schafft stabile Prozesse. Effektiv eingeführt, hilft es dabei, Fehler zu vermeiden, Ressourcen effizienter einzusetzen und die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens nachhaltig zu verbessern.

Ein gutes Managementsystem kostet.
Ein wirksames Managementsystem spart mehr, als es kostet.

Woran Sie erkennen, dass Ihr Managementsystem nicht wirksam ist

Eine Managementbewertung wird einmal im Jahr dokumentiert, weil es »das System« oder »der Auditor« verlangt. Sie ist oft kaum mehr, als eine hübsche Zusammenstellung historischer oder generischer Informationen ohne erkennbaren Nutzen für die Unternehmensleitung. Würde der Auditor nicht hartnäckig darauf bestehen, würde man sich diesen Aufwand und das ganze nutzlose Dokument am liebsten sparen. Das mag überspitzt sein. Und doch ist diese Darstellung allzu oft sehr nah an der Realität. Die Entscheidungen über die Zukunft des Unternehmens und dessen Strategie werden anderswo getroffen.

Wenn interne Audits mit dem einzigen Ziel durchgeführt werden, möglichst reibungslos das Zertifizierungsaudit zu überstehen oder wenn interne Audits nur durchgeführt werden, um einer Anforderung der Norm gerecht zu werden, dann gehört auch Ihr Managementsystem sehr wahrscheinlich zu den sehr teuren, weil wirkungslosen Systemen.

Formal ist alles vorhanden, das System aufwändigst dokumentiert. Die erforderlichen Schulungen wurden durchgeführt. Das Audit wurde bestanden, ein wirklicher Nutzen ist dennoch kaum feststellbar. Das Zertifikat ist eines der teuersten Schriftstücke im ganzen Unternehmen.

Was eine erfolgreiche Umsetzung auszeichnet

Gute Ergebnisse entstehen nicht durch exzessive Dokumentation. Sie entstehen durch wirksame Prozesse, klare Entscheidungen und konsequente Umsetzung. Ein Managementsystem ist eine Managementaufgabe. Die Managementbewertung ist kein Dokument für Auditoren. Sie ist ein Werkzeug, mit dem Führungskräfte Risiken, Chancen und die zukünftige Entwicklung ihres Unternehmens steuern. In praktisch allen Unternehmen sind solche Steuerungsmechanismen etabliert – sie heißen nur anders, haben eine andere Frequenz oder ein anderes Format.
Legen Sie fest, wie Sie die Anforderungen der Norm in Ihrem speziellen Fall umsetzen wollen und am sinn­vollsten umsetzen können.

Die Sicherheit der Lebensmittel ist ein Ziel, kein Selbstläufer. Ein Ziel, das jeden Tag aufs Neue erreicht werden muss und sich nicht mit mehr Formularen und mehr Verfahrensanweisungen herbeizaubern lässt. Es wird nur erreicht mit dem Verständnis der betrieblichen Prozesse und der Erkenntnis, dass alle Menschen Fehler machen – immer und immer wieder. Das Managementsystem hilft dabei, diese Fehler präventiv zu erkennen, bevor Schaden entsteht.

In meinen mehr als 400 Audits zeigte sich stets ein ähnliches Muster. Erfolgreiche Unternehmen haben nicht zwangsläufig mehr Dokumente oder umfangreichere Systeme. Aber sie haben klare Verantwortlichkeiten, kurze Entscheidungswege und bessere Kommunikation zwischen allen Bereichen.

Vor allem ist ihnen aber bewusst, dass nichts garantiert ist und dass hundertprozentige Sicherheit eine Illusion ist.

Was Sie erwarten können

Sie profitieren von meiner Erfahrung aus mehr als 400 Audits als externer Auditor. Dabei habe ich immer wieder ein bemerkenswertes Muster festgestellt: Die Ursachen vieler Probleme unterscheiden sich weit weniger als ihre Symptome.
Die Größe, Struktur oder Kultur eines Unternehmens spielt dabei kaum eine Rolle.

Ihr System muss keine Theaterkulisse für die jährliche Aufführung des Zertifizierungsaudits sein. Gemeinsam können wir zuverlässige Prozesse entwickeln, die Ihnen helfen, Risiken zu reduzieren, bessere Entscheidungen zu treffen und die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens gezielt zu verbessern.

Nicht jedes Unternehmen benötigt externe Unterstützung.

Wenn Managementsysteme mehr Aufwand verursachen als Nutzen stiften, wenn dieselben Probleme immer wieder auftreten oder wenn neue Anforderungen unnötig komplex erscheinen, kann sich ein unabhängiger Blick von außen lohnen.

Oft werden dabei Zusammenhänge sichtbar, die im betrieblichen Alltag leicht übersehen werden.

Sprechen wir darüber →